Hoe kan het anders of verstandiger, rekening houdend met budgetten én met de onderwijspraktijk van docenten en leerlingen in de klas? Eelkje de Boer, manager Tenderdesk bij VanDijk, geeft vijf essentiële adviezen voor een succesvol aanbestedingsproces.

1. Begin tijdig met de voorbereiding

Wacht niet tot het laatste moment om na te denken over je volgende aanbesteding. Begin al twee jaar van tevoren met het in kaart brengen van de huidige situatie, het leermiddelengebruik en de behoeften en wensen binnen de school. Dit geeft je de tijd om een gedegen leermiddelenbeleid te ontwikkelen en een draagvlak te creëren binnen de organisatie.

2. Betrek docenten actief bij het proces

Docenten weten als geen ander wat er nodig is in de klas en welke materialen goed werken. Betrek hen daarom actief bij het aanbestedingsproces. Dit kan bijvoorbeeld door een klankbordgroep op te zetten of door docenten verschillende leermiddelen te laten testen. Hun praktijkervaring is onmisbaar voor het maken van de juiste keuzes.

3. Ontwikkel een helder leermiddelenbeleid

Een duidelijk leermiddelenbeleid vormt de basis voor een succesvolle aanbesteding. Hierin leg je vast wat de visie van de school is op het gebied van leermiddelen, welke rol digitalisering speelt en hoe dit aansluit bij de algemene onderwijsvisie. Dit beleid biedt houvast voor zowel de schoolleiding als de docenten bij het maken van keuzes.

4. Kijk verder dan alleen de prijs

Hoewel kostenbeheersing belangrijk is, mag dit niet ten koste gaan van de kwaliteit, flexibiliteit en bruikbaarheid van de leermiddelen. Weeg zorgvuldig af hoe de gekozen leermiddelen aansluiten bij de vaardigheden en voorkeuren van de docenten, de behoeften van de leerlingen en de technische infrastructuur van de school.

5. Verken de markt en zoek deskundige begeleiding

Het aanbestedingsproces vraagt om specifieke expertise. Schroom niet om hulp in te schakelen van partijen die ervaring hebben met scholen begeleiden bij aanbestedingen. Zij kunnen je helpen wensen en behoeften in kaart te brengen, een programma van eisen op te stellen en door het juridische landschap te navigeren. Nodig de verschillende marktpartijen uit en informeer naar de laatste ontwikkelingen, maar leer ook van aanbestedingen van andere schoolbesturen.

Wilt u meer over dit onderwerp weten?
Neem gerust contact met ons op om hierover vrijblijvend van gedachten te wisselen. Wij komen ook graag bij u langs in de voorbereiding naar een aanbesteding.